KVKK Aydınlatma Metni

6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") uyarınca, kişisel verileriniz aşağıda açıklanan kapsamda işlenmektedir.

1. Veri Sorumlusu

İşbu KVKK Aydınlatma Metni ("Aydınlatma Metni"), 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun 10. maddesi ile "Kişisel Verilerin İşlenmesinde Başlıca İlkeler Ve Veri Sorumlusunun Aydınlatma Yükümlülüğü Hakkında Yönetmelik" kapsamında veri sorumlusu sıfatıyla Aysis.app tarafından hazırlanmıştır.

Veri Sorumlusu: Aysis.app

• Unvan: Aysis.app Yazılım ve Bilişim Teknolojileri
• Adres: İstanbul, Türkiye
• E-posta: info@aysis.app
• Web Sitesi: aysis.app
• Telefon: Platform üzerinden destek talebi ile erişim sağlanmaktadır

Aysis.app, apartman ve site yönetimi alanında SaaS tabanlı bir yazılım platformu sunmaktadır. Kişisel verileriniz, bu platformun sunulması ve işletilmesi amacıyla KVKK&aposya uygun olarak işlenmektedir.

2. İşlenen Kişisel Veriler

Aysis.app tarafından işlenen kişisel veri kategorileri aşağıda belirtilmiştir:

2.1. Kimlik Bilgileri

• Ad, soyad
• TC kimlik numarası (isteğe bağlı, fatura ve yasal yükümlülükler kapsamında)
• Vergi numarası ve ticari unvan (ticari kullanıcılar için)
• Doğum tarihi (isteğe bağlı)

2.2. İletişim Bilgileri

• E-posta adresi
• Telefon numarası (mobil ve sabit hat)
• Ev veya iş adresi
• Fatura adresi ve teslimat adresi

2.3. Finansal Bilgiler

• Ödeme yöntemi bilgileri (kredi kartı son 4 hanesi, kart tipi)
• Abonelik planı ve fatura bilgileri
• Ödeme geçmişi ve borç kayıtları
• Aidat tutarları ve ödeme durumları

Kredi kartı numaraları, CVV/CVC kodları ve tam kart bilgileri Aysis sistemlerinde saklanmamaktadır. Bu bilgiler, PCI-DSS standartlarına uygun ödeme altyapısı sağlayıcıları tarafından işlenmektedir.

2.4. Hizmet Kullanım Verileri

• Kullanıcı adı ve hesap bilgileri
• Platformda gerçekleştirilen işlemlerin kayıtları
• Oluşturulan duyuru, talep, toplantı ve karar kayıtları
• Bina ve daire atama bilgileri
• Yüklenen belgeler, fotoğraflar ve evraklar
• Mesajlaşma ve iletişim defteri kayıtları
• Oturum bilgileri ve giriş/çıkış logları

2.5. Teknik Veriler

• IP adresi
• Cihaz bilgileri (tür, model, işletim sistemi)
• Tarayıcı bilgileri (tür, sürüm, dil)
• Çerez kayıtları ve benzeri teknolojiler aracılığıyla toplanan veriler
• Uygulama kullanım verileri (ekran görüntüleme süreleri, tıklama verileri)
• Konum verileri (yalnızca açık onay verildiğinde)

2.6. Pazarlama Bilgileri

• Pazarlama onayı verildiğinde: kampanya ve duyuru tercihleri
• İletişim tercihleri (e-posta, SMS, anlık bildirim)

3. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Kişisel verileriniz, KVKK'nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarına dayanılarak aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:

• KVKK'nın 5(2)(a) — Kanunlarda Açıkça Öngörülme: İlgili mevzuatta (Borçlar Kanunu, Ticaret Kanunu, Vergi Usul Kanunu, İnternet Kanunu vb.) belirtilen yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi, fatura düzenlenmesi, saklama yükümlülüklerinin yerine getirilmesi
• KVKK'nın 5(2)(b) — Sözleşmenin Kurulması ve İfası: Kullanım koşulları ve abonelik sözleşmesinin kurulması, ifası ve sonlandırılması; Hizmet'in sunulması; ödeme işlemlerinin gerçekleştirilmesi; kullanıcı destek hizmetlerinin sunulması
• KVKK'nın 5(2)(c) — Hukuki Yükümlülüğün Yerine Getirilmesi:Yetkili kamu kurum ve kuruluşlarından gelen bilgi taleplerinin yanıtlanması; hukuki uyuşmazlıklarda delil olarak kullanılması; mahkeme ve icra müdürlükleri ile işbirliği yapılması
• KVKK'nın 5(2)(ç) — Hayati İhtiyacın Sağlanması: Acil durum bildirimlerinin iletilmesi; acil teknik destek sağlanması
• KVKK'nın 5(2)(f) — Meşru Menfaat: Platform güvenliğinin sağlanması; dolandırıcılık ve yetkisiz erişim önleme; kullanıcı deneyiminin iyileştirilmesi; anonim istatistiksel analizlerin gerçekleştirilmesi; hataların giderilmesi; hizmet kalitesinin artırılması
• Açık Rıza: Açık rıza gerektiren durumlarda (pazarlama iletişimleri, konum verisi kullanımı, özel nitelikli kişisel veri işleme vb.) kullanıcıdan açık rıza alınarak işleme yapılmaktadır

Bu amaçlar dışında, kişisel verileriniz işlenmeyecektir. İşleme faaliyetleri, KVKK'nın 4. maddesinde belirtilen temel ilkelere (hukuka ve dürüstlüğe uygunluk, doğruluk ve güncellik, amaç sınırlılığı, belirsizlik yokluğu, güvenlik vb.) uygun olarak yürütülmektedir.

4. Kişisel Verilerin Aktarılması

Toplanan kişisel verileriniz, KVKK'nın 8. ve 9. maddelerinde belirtilen koşullar çerçevesinde aşağıdaki taraflara aktarılabilecektir:

4.1. Yurt İçi Aktarım

• Yasal yükümlülük kapsamında: Mahkemeler, icra müdürlükleri, Sosyal Güvenlik Kurumu, Gelir İdaresi Başkanlığı, Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu ve diğer yetkili kamu kurum ve kuruluşları
• Hizmet sağlayıcılara: Bulut altyapı sağlayıcıları, ödeme işlemcileri, SMS ve e-posta iletim sağlayıcıları, analitik araç sağlayıcıları, destek hizmeti sağlayıcıları
• Platform kullanıcılarına: Aynı apartman veya site içindeki yöneticiler, yönetim kurulu üyeleri ve kat malikleri (Hizmet'in doğası gereği ve KVKK 5(2)(f) kapsamında meşru menfaat çerçevesinde)
• Yasal danışmanlara: Avukatlar, mali müşavirler ve denetçiler (hukuki uyum ve denetim amacıyla)

4.2. Yurt Dışı Aktarım

Aysis.app, hizmet altyapısı kapsamında kişisel verilerinizi yurt dışına aktarabilir. Yurt dışı aktarımlarda aşağıdaki koşullar sağlanmaktadır:

• Aktarım yapılan ülke, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından yeterli koruma sağlayan ülke olarak belirlenmiş ise aktarım gerçekleştirilir
• Yeterli koruma sağlamayan ülkelere aktarım durumunda, veri sorumlusu ile veri işleyen arasında KVKK'nın 9(2) maddesi uyarınca gerekli güvenlik tedbirlerini içeren sözleşmeler yapılmaktadır
• Açık rıza gerektiren hallerde, kullanıcının açık rızası alınarak aktarım gerçekleştirilmektedir

Verileriniz, Avrupa Birliği'nin "Genel Veri Koruma Yönetmeliği" (GDPR) kapsamında yeterli koruma seviyesine sahip ülkelere veya uygun güvenlik önlemleri alınan ülkelere aktarılmaktadır.

5. Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Kişisel verileriniz, aşağıdaki yöntemlerle ve hukuki sebeplere dayanılarak toplanmaktadır:

• Otomatik yollarla: Web sitesi ve mobil uygulama üzerinden kayıt formları doldurulması, çerezler ve benzeri izleme teknolojileri aracılığıyla, oturum verileri ve log kayıtlarının toplanması
• Otomatik olmayan yollarla: E-posta, telefon ve destek talepleri yoluyla, sözleşme ve formların doldurulması, belge ve evrakların platforma yüklenmesi
• Üçüncü taraflardan: Ödeme sağlayıcılarından alınan ödeme onay bilgileri, kimlik doğrulama servislerinden alınan doğrulama sonuçları

Veri toplamanın hukuki sebepleri, KVKK'nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen şartlardır (yasal zorunluluk, sözleşmesel ilişki, meşru menfaat, açık rıza vb.).

6. Kişisel Verilerin Saklanma Süreleri

Kişisel verileriniz, KVKK'nın 7. maddesi uyarınca, işlenme amacının gerektirdiği süre boyunca ve ilgili mevzuatta öngörülen asgari saklama sürelerine uygun olarak saklanmaktadır:

• Üyelik ve hesap verileri: Üyelik süresi boyunca ve üyeliğin sona ermesinden itibaren 10 (on) yıl (6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu genel zamanaşımı süresi)
• Fatura ve ödeme kayıtları: 10 (on) yıl (213 sayılı Vergi Usul Kanunu ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu uyarınca)
• Trafik ve erişim (log) kayıtları: 2 (iki) yıl (5651 sayılı İnternet Kanunu ve ilgili yönetmelikler uyarınca)
• Pazarlama izinleri ve ticari elektronik ileti onayları:Onayın geri alınmasından itibaren 3 (üç) yıl (6563 sayılı Kanun ve İYS mevzuatı uyarınca)
• Destek talepleri ve iletişim kayıtları: 3 (üç) yıl

Saklama sürelerinin sonunda kişisel verileriniz; silme, yok etme veya anonim hale getirme yöntemlerinden uygun olanı kullanılarak, Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik'e uygun şekilde periyodik imha dönemlerinde imha edilir.

7. Veri Güvenliği Tedbirleri

Aysis.app, KVKK'nın 12. maddesi uyarınca kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve erişilmesini önlemek, verilerin muhafazasını sağlamak amacıyla uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli teknik ve idari tedbirleri almaktadır:

• Veri iletiminde SSL/TLS şifreleme kullanılması
• Parola ve oturum bilgilerinin güvenli (şifrelenmiş/özetlenmiş) şekilde saklanması
• Yönetici erişimlerinde iki aşamalı doğrulama (2FA) desteği
• Rol bazlı yetkilendirme ve erişimin en az yetki ilkesine göre sınırlandırılması
• Düzenli yedekleme ve yedeklerin güvenli ortamda tutulması
• Güvenlik güncellemelerinin ve yamaların düzenli uygulanması
• Erişim loglarının tutulması ve şüpheli aktivitelerin izlenmesi
• Personel ile gizlilik taahhütnameleri imzalanması ve farkındalık eğitimleri verilmesi

Kişisel verilerinizin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi hâlinde, bu durum en kısa sürede ilgilisine ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na bildirilir.

8. KVKK Kapsamındaki Haklarınız

KVKK'nın 11. maddesi uyarınca, aşağıdaki haklara sahipsiniz:

• 1. Hak: Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme hakkı. Bu kapsamda, Aysis'e başvurarak verilerinizin işlenip işlenmediği hakkında bilgi talep edebilirsiniz.
• 2. Hak: Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme hakkı. İşlenen verilerin hangileri olduğu, ne şekilde işlendiği ve hangi amaçlarla kullanıldığı hakkında bilgi alabilirsiniz.
• 3. Hak: Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme hakkı. Verilerinizin toplanma amacı dışında kullanılıp kullanılmadığını denetleyebilirsiniz.
• 4. Hak: Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme hakkı. Verilerinizin hangi üçüncü taraflarla paylaşıldığı hakkında bilgi talep edebilirsiniz.
• 5. Hak: Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme hakkı. Hatalı veya eksik bilgilerinizin güncellenmesini talep edebilirsiniz.
• 6. Hak: KVKK'nın 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme hakkı. Kanunlarda öngörülen saklama süreleri dolduktan sonra verilerinizin silinmesini talep edebilirsiniz.
• 7. Hak: Yukarıdaki düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin, kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme hakkı. Verilerinizin silinmesi veya düzeltilmesi durumunda, bu durumun verilerin aktarıldığı taraflara da bildirilmesini talep edebilirsiniz.
• 8. Hak: İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme hakkı. Otomatik karar mekanizmalarının sonucunda size aleyh bir durum yaratılması halinde itirazda bulunabilirsiniz.
• 9. Hak: Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme hakkı. Verilerinizin hukuka aykırı işlenmesi nedeniyle uğradığınız maddi ve manevi zararların tazminini talep edebilirsiniz.
• 10. Hak: Verilerinizin işlenmesine karşı açık rıza verdiyseniz, bu rızayı herhangi bir zamanda geri alma hakkı. Açık rızanızı geri aldığınızda, rıza dayalı işleme faaliyetleri derhal durdurulacaktır.
• 11. Hak: Kanunlarda öngörülen diğer hakların kullanılması. KVKK ve ilgili diğer mevzuatta tanınan diğer haklarınızı kullanma hakkına sahipsiniz.

9. Başvuru Yöntemi

Yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak için aşağıdaki yöntemlerden biriyle Aysis'e başvurabilirsiniz:

9.1. Başvuru Kanalları

• E-posta: info@aysis.app adresine, "KVKK Başvurusu" konu başlığı ile yazarak
• Platform Üzerinden: Aysis platformunda yer alan "Veri Hakları" veya "Ayarlar" bölümünden başvuru formunu doldurarak
• İadeli Taahhütlü Mektup: İstanbul adresimize iadeli taahhütlü mektup göndererek
• Noter İhtarı: Noter aracılığıyla ihtarname göndererek

9.2. Başvuruda Bulunurken

Başvurunuzun işleme alınabilmesi için aşağıdaki bilgilerin eksiksiz olarak sunulması gerekmektedir:

• Ad, soyad ve TC kimlik numarası (veya vergi numarası)
• Kayıtlı e-posta adresi ve telefon numarası
• Kullanılan Aysis hesabına ilişkin bilgiler
• Talebinizin konusu ve detaylı açıklaması
• İmza (fiziksel başvurularda)

Başvurunuzda yer alan bilgilerin eksik veya anlaşılamaz olması durumunda, başvurunuzu tamamlamanız için ek bilgi talep edilebilir. Bu süreç, başvuruya cevap verme süresini uzatmayacaktır.

9.3. Başvurunun Değerlendirilmesi ve Yanıtlanması

Başvurunuz, KVKK'nın 13(2) maddesi uyarınca en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır. Başvurunuzun sonucu yazılı olarak veya e-posta yoluyla bildirilecektir.

Talebinizin niteliğine göre, başvurunuzun sonuçlandırılması ek süre veya bilgi gerektirebilir. Bu durumda sizinle iletişime geçilecektir.

Başvurunuzun reddedilmesi halinde, ret nedeni açıklanacak ve ret kararına karşı Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikayette bulunma hakkınız saklıdır.